Trong xuất nhập khẩu, để hàng hóa được phép vận chuyển lưu thông thì chúng ta cần phải chuẩn bị rất nhiều thủ tục và giấy tờ đi kèm. Một trong những loại giấy tờ đó thì không thể không nhắc đến VGM. Vậy VGM là gì? Hãy cùng theo chân chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Phiếu VGM là gì trong xuất khẩu?

VGM là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa? Mục đích của chứng từ này, và cách thức khai báo như thế nào?

Tôi sẽ giải đáp thắc mắc của bạn trong bài viết này.

Trước hết, cùng tìm hiểu sơ bộ...

VGM là gì?

VGM là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế.

VGM viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Verified Gross Mass. Chứng từ này được quy định trong SOLAS - Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention).

Mục đích của loại giấy tờ này là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển. Khi việc khai báo tải trọng không chính xác, việc xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng trên tàu container bị sai, dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu, và hàng hóa trong hành trình trên biển.

Tổ chức hàng hải thế giới (IMO) vì thế đã bổ sung quy định trong SOLAS, yêu cầu người gửi hàng (Shipper) phải xác định khối lượng container hàng, thì hàng mới được xếp tàu. Quy định này có có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2016.

Tại Việt Nam, quy định này đã được Cục hàng hải Việt Nam cụ thể hóa trong Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH, trong đó giải thích rõ hơn VGM là gì và kèm theo mẫu VGM áp dụng cho hàng xuất khẩu từ Việt Nam.

Cần lưu ý, hiện VGM mới áp dụng cho hàng xuất nhập khẩu. Còn với hàng container nội địa, luật chưa quy định và các hãng tàu nội địa cũng chưa yêu cầu chủ hàng phải có VGM. Sau này, có thể sẽ có sự thay đổi cập nhật thêm. 

Liên quan đến tải trọng hàng container nội địa, vào những thời điểm nhất định, chẳng hạn như khi hàng quá nhiều, hãng tàu sẽ tự cân hàng tại cảng để kiểm tra. Trường hợp quá tải trọng tối đa cho phép, hãng tàu sẽ yêu cầu chủ hàng nộp phí quá tải, thậm chí yêu cầu rút bớt hàng trước khi đồng ý xếp hàng lên tàu.

VGM dùng để làm gì?

Về cơ bản, VGM để hãng tàu biết trọng lượng container hàng, để kiểm soát tải trọng, và phục vụ cho công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu. Có thể thấy 2 ý như sau:

Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng, hoặc yêu cầu rút bớt tải trước khi được xếp lên tàu.

Khi biết trọng lượng từng container hàng, bộ phận khai thác tàu sẽ biết cách bố trí sắp xếp vị trí tối ưu cho từng container hàng trên tàu, theo nguyên tắc chung: hàng nặng hơn xếp xuống phía dưới. Có phần mềm tính toán để chọn phương án đảm bảo tính ổn định và an toàn cho tàu.

Nói như vậy cũng có nghĩa là VGM chỉ liên quan đến chủ hàng, cảng, và hãng tàu, chứ không liên quan đến việc làm thủ tục hải quan. Trên thực tế, thì người làm thủ tục tục nộp phiếu VGM cho cảng (hoặc hãng tàu), chứ không nộp cho cán bộ hải quan.

Cách tính VGM như thế nào?

Về bản chất, VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu. Khối lượng này sẽ gồm 2 thành phần: vỏ container + hàng hóa bên trong.

Như vậy có 2 cách tính VGM:

• Cách 1: Cân toàn bộ lượng hàng trước khi đóng vào container, sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container nữa, thì sẽ có số liệu cần thiết.
• Cách 2: Cân cả xe container hàng, sau đó cân xe không có container hàng (đã hạ xuống cảng). Lấy số liệu trừ đi sẽ biết container hàng nặng bao nhiêu.

Tất nhiên, để có số chính xác thì địa điểm cân phải đảm bảo khách quan, trung thực.

Rất may cho chủ hàng là đến thời điểm viết bài này vào tháng 3 năm 2018, Việt Nam mới quy định chỉ yêu cầu chủ hàng tự khai báo VGM, chứ chưa phải có Đơn vị cân xác nhận. Có nghĩa là, người gửi hàng tự khai, tự chịu trách nhiệm về số liệu trên chứng từ này. Có thể trong thời gian tới quy định sẽ chặt hơn, và yêu cầu phải có đơn vị cân thực hiện việc cân tải trọng để nâng cao tính chính xác, tin cậy.

Nội dung chính của Phiếu VGM

Nội dung chính của phiếu VGM như sau:

• Tên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại
• Thông số container: số container, loại container, khối lượng lớn nhất, xác nhận khối lượng lớn nhất…
• Ngoài ra, còn có phần cam kết của chủ hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trên VGM.